PANDUAN UNTUK PENGGUNAAN MEDIA SOSIAL SECARA PROFESIONAL

Media sosial telah mengubah cara berkomunikasi – sebagai ahli dalam sebuah institusi dan sebagai individu. Media sosial juga telah memberi peluang bagi Universiti dalam mencapai dan berhubung dengan pelajar, pensyarah, staf, ibubapa, alumni, rakan serta komuniti dalam dan luar negara.

Penggunaan meluas media sosial di sektor awam termasuklah di UTM, tidak disekat penggunaannya. Namun ia perlu dikawal dan ditetapkan had-had dan batas yang amat perlu difahami oleh setiap warga Universiti dalam penggunaan seharian.

Setiap jabatan di UTM adalah digalakkan untuk mempunyai laman rasmi media sosial sendiri bagi memastikan hebahan dan hubungan yang telus dengan warga universiti dan masyarakat. Walaubagaimanapun, bagi menjaga reputasi dan nama baik insititusi ini, setiap perkara yang dikongsikan perlulah sentiasa mengikuti garispanduan berikut :-

TUJUAN

Garis Panduan ini bertujuan untuk menerangkan tatacara, peraturan dan kawalan kandungan media sosial yang perlu dipatuhi oleh warga UTM supaya:

• (a) penyebaran dan perkongsian maklumat adalah terkawal;

• (b) maklumat yang dipaparkan tidak akan menjejaskan kepentingan perkhidmatan awam dan kedaulatan Negara;

• (c) mengelakkan isu salah laku dan penyebaran maklumat tidak beretika di media sosial;

• (d) memastikan maklumat yang disampaikan adalah jelas dan tepat; dan

• (e) menampilkan imej korporat UTM.

TAFSIRAN

Dalam Garis Panduan ini, tafsiran yang diguna pakai adalah seperti berikut :

(a)  Media sosial merujuk kepada kemudahan aplikasi Internet yang digunakan untuk menyampaikan maklumat, bahan media, dan mewujudkan interaksi antara pengguna dengan penyelia kandungan saluran termasuk Facebook, Twitter, Flickr, YouTube, Instagram, Blog, Google+ dan mana-mana media sosial yang tidak disekat penggunaannya di UTM; dan

(b)  Media sosial UTM merujuk kepada media sosial yang diwujudkan sama ada untuk kegunaan peribadi (dengan menyatakan di dalam profil bahawa pemilik laman merupakan staf atau pelajar UTM) atau kegunaan rasmi Unit/ Jabatan/ Pejabat/ Fakulti/ UTM.

GARIS PANDUAN MEDIA SOSIAL UTM

 PERATURAN

1. Berhati-hati mengenai maklumat sulit: dilarang mendedahkan maklumat sulit mengenai Universiti, maklumat peribadi pelajar, staf, alumni atau pihak-pihak yang bekerjasama atau rakan kongsi Universiti (partners).

2. Berwaspada dengan hakcipta dan harta intelek pihak lain dan pihak Universiti.

3. Penggunaan logo Universiti hanya dibenarkan kepada laman media, blog, atau saluran rasmi Universiti serta untuk acara atau maklumat rasmi Universiti sahaja.

4. Dilarang memuat naik, berkongsi (share) maklumat, pautan, gambar, video atau bahan-bahan yang berunsur negative termasuk yang berunsur lucah, perkauman, ganas atau penghinaan;

5. Dilarang memuat naik, berkongsi (share) maklumat, pautan, gambar atau apa jua pernyataan fitnah, ancaman atau berbaur hasutan yang boleh memburuk dan menjatuhkan imej Universiti, Kerajaan dan Institusi Raja

6. Dilarang memuat naik, berkongsi (share) yang berunsur aktiviti jenayah seperti menyebarkan bahan yang membabitkan perjudian, senjata dan aktiviti pengganas;

7. Dilarang memuat naik iklan-iklan berkaitan perniagaan, pemasaran di laman sosial rasmi jabatan, unit, fakulti dan Universiti tanpa arahan atau mendapat kebenaran dari Universiti melalui Ketua Jabatan.

PANDUAN

1. Benar dan tepat : Pastikan fakta, kandungan, tatabahasa dan ejaan disemak terlebih dahulu sebelum disebarkan.

2. Fikir dan pastikan : Setiap yang dipaparkan dalam laman media sosial dibaca dan berkemungkinan disebarluas dengan sangat cepat. Elakkan mengumumkan sesuatu pengumuman yang belum di paparkan dalam laman web atau di akhbar. Sekiranya kurang pasti tentang sesuatu berita atau pengumuman, semak terlebih dahulu dengan Pejabat Hal Ehwal Korporat atau Pejabat Pendaftar.

3.  Memelihara dan melindungi reputasi Universiti : Gunakan ayat yang baik serta tunjukkan profesionalisme dalam setiap hebahan atau komen. Sekiranya ada kritikan dari pihak luar, jawab dan komen dengan mesra, berhemah dan profesional serta sentiasa menunjukkan rasa hormat kepada semua pihak.

4. Fahami cara dan peraturan : Cuba fahamkan peraturan dan policy yang dikeluarkan oleh setiap laman sosial (contoh : Facebook Privacy Policy , Twitter Privacy Policy)

5. Kesilapan : Sekiranya terdapat kesilapan pada sebarang maklumat yang telah dihebahkan, akui pada umum, buat pembetulan dan mohon maaf pada pihak yang berkaitan secara terus dalam laman sosial yang terlibat.

6. Maklumkan : Sekiranya unit/jabatan/kelab/persatuan anda ingin membangunkan saluran / laman di media sosial, maklumkan kepada Unit Komunikasi Web Korporat, Pejabat Hal Ehwal Korporat.

Tanggungjawab setiap Staf dan Mahasiswa

Setiap staf dan pelajar UTM yang dengan jelas menyatakan bahawa mereka merupakan staf/pelajar UTM dalam laman sosial peribadi  adalah bertanggungjawab memastikan setiap pernyataan/status/ maklumat yang dihebahkan di laman sosial supaya :

1. tidak menjejaskan imej Kerajaan;

2. tidak bercanggah dengan dasar Kerajaan;

3. tidak mengandungi maklumat rahsia dan isu-isu sensitif seperti agama, politik, perkauman, Institusi Raja atau yang boleh menyentuh sensitiviti umum di Malaysia;

4. tidak mengandungi unsur lucah;

5. tidak mengandungi unsur fitnah, hasutan dan menyalahi undang-undang;

6. tidak berniat mengaibkan individu/kumpulan tertentu dan

7. tidak menyalahgunakan media sosial sehingga mengganggu masa bekerja

Tanggungjawab Bahagian dan Jabatan/Fakulti

Bahagian dan Jabatan/Fakulti bertanggungjawab kepada Pengurus Laman Sosial untuk:

1.  Sentiasa memastikan laman media sosial di kemaskini dengan kandungan terbaharu, dan acara terkini.

2. Mengesahkan kesahihan maklumat sebelum dimuat naik;

3.  Sekiranya hebahan yang ingin dimuat naik berbentuk foto/video, syarat yang perlu diambil kira adalah:

• • (a)  foto/ video yang menunjukkan pelaksanaan program/ aktiviti secara profesional;

  • (b)  foto/ video hendaklah disertakan dengan penerangan (caption) yang mengandungi nama program/ aktiviti, tarikh, masa, tempat dan tetamu yang menghadirinya;

  • (c)  foto/ video yang boleh meningkatkan imej universiti;

  • (d)  foto/ video yang boleh menggalakkan perbincangan serta percambahan idea kreatif dan inovatif;

  • (e)  foto/ video yang dapat mempromosikan inisiatif universiti;

  • (f)  foto/ video hendaklah jelas (sharp);

  • (g)  elakkan foto/ video yang tidak sesuai dan tidak berkaitan dengan program/ aktiviti universiti/jabatan. Contoh: Program ceramah tetapi foto menunjukkan pegawai menikmati jamuan;

  • (h)  elakkan foto/ video yang boleh menjejaskan imej dan etika pegawai universiti. Contoh: Foto pegawai dengan mata terpejam, menggaru atau sedang menguap;

  • (i) elakkan memuat naik aktiviti yang tidak berkaitan skop tugasan jabatan. Contoh: Aktiviti sukaneka jabatan, aktiviti makan malam di restoran yang hanya dihadiri staf jabatan,

Tanggungjawab Pengurus Media Sosial Bahagian dan Jabatan/Fakulti

Pengurus media sosial diketuai pengurus teknologi maklumat bertanggungjawab untuk:

1. menyemak dan mengemaskini kandungan media sosial rasmi bahagian/jabatan/fakulti secara berterusan;

2. menyemak dan memilih foto/ video yang sesuai untuk dimuat naik;

3. memberi maklum balas kepada pertanyaan dengan serta-merta setelah menerima input berkaitan;

4. menggunakan ayat yang lengkap dan jelas maksudnya;

5. menggalak dan mempromosikan penggunaan media sosial ;

6. menapis komen/ pernyataan atau maklumat daripada pengguna;

7. menghapuskan pautan kepada iklan atau perkhidmatan komersil yang ditawarkan oleh pihak luar atau lain-lain pautan yang tidak berkaitan.

TARIKH KUAT KUASA

Garis Panduan ini berkuat kuasa mulai tarikh ia dikeluarkan dan warga UTM haruslah mematuhinya.

PENUTUP

Komitmen semua warga UTM untuk berkongsi maklumat akan membuka ruang komunikasi yang lebih luas. Pengendalian media sosial secara profesional amat penting untuk menyebarkan dan berkongsi maklumat dengan orang ramai. Perkongsian ini perlu dilaksanakan dengan mematuhi peraturan dan panduan yang telah ditetapkan bagi melahirkan perhubungan yang harmoni.